- Para quién: empresas y autónomos de Sevilla que quieren cambiar de proveedor informático
- Qué verá: señales para decidir, qué debe estar a su nombre y el orden del cambio
- Lo esencial: antes de cambiar, compruebe copias, accesos y titularidad de dominio y licencias
Cambiar de empresa de informática asusta, porque todo el negocio depende de ella: el correo, las copias, los programas, las claves. Muchas empresas aguantan un servicio que no les convence solo por miedo a perder el control. Sin embargo, con un plan ordenado el cambio se hace sin parar la actividad y deja a la empresa en una posición mejor que la de partida.
Esta guía explica cuándo conviene cambiar, qué debe estar siempre a nombre de su empresa y cómo hacerlo paso a paso.
Señales de que conviene cambiar, o al menos revisar
- Cuando llama por un problema, tardan en contestar o no vuelven a llamarle.
- Cada visita, cada cambio o cada pregunta se factura aparte y no sabe qué incluye lo que paga.
- No sabe si hay copias de seguridad, dónde están ni si funcionan.
- No tiene las claves de administrador, del correo o del dominio de su empresa.
- Nadie le entrega informes ni le explica qué se hace cada mes.
- Siente que su información depende de otra empresa y que no podría marcharse sin perderla.
Si se reconoce en dos o más, merece la pena hacer una revisión, aunque al final decida quedarse con su proveedor actual.
Antes de cambiar: saber qué tiene
El primer paso es un inventario sencillo de lo que usa su empresa. No hace falta que sea técnico; basta con una lista:
- Equipos: ordenadores, servidores, impresoras, router y wifi.
- Servicios: correo, dominio y web, programas de gestión, almacenamiento en la nube.
- Licencias: sistema operativo, ofimática, antivirus y programas específicos.
- Copias de seguridad: qué se copia, dónde y cada cuánto.
- Accesos: quién tiene las contraseñas de administrador de cada cosa.
Si no puede completar la lista, ya sabe dónde está la dependencia.
Lo que debe estar siempre a nombre de su empresa
Hay cosas que nunca deberían estar solo a nombre del proveedor o de un técnico. Compruebe que su empresa figura como titular de:
- El dominio de la web y del correo.
- Las cuentas de correo y de herramientas como Microsoft 365 o Google Workspace.
- Las licencias de los programas que usa.
- Las cuentas de almacenamiento en la nube y de las copias de seguridad.
- El acceso de administrador del servidor, del router y de los equipos.
- Los programas de gestión y sus bases de datos.
Algunos proveedores registran el dominio, el correo, las licencias o las copias a su propio nombre. Aunque no siempre sea con mala intención, la empresa pasa a depender de ellos para acceder a su propia información. Si algo está a nombre de otra empresa, pídalo por escrito y exija que se transfiera. Los datos de su empresa son de su empresa.
Cómo plantear el cambio con su proveedor actual
- Revise el contrato: plazo, preaviso y condiciones de baja.
- Pida por escrito las claves de administrador, la documentación y una copia completa de sus datos.
- Fije una fecha de traspaso razonable, para que no haya cortes.
- Hágalo con calma y por escrito: un cambio ordenado evita conflictos.
- Si el proveedor se niega a entregar lo que es de su empresa, consulte a su abogado antes de seguir.
Orden recomendado para un cambio sin sustos
- Comprobar que existe una copia de seguridad completa y que se puede restaurar.
- Recuperar los accesos de administrador y la documentación.
- Cambiar las contraseñas de administrador, una vez recuperadas.
- Transferir la titularidad de dominio, licencias y cuentas a su empresa.
- Revisar la seguridad: actualizaciones, antivirus, doble factor y permisos.
- Documentar todo en un documento claro y entregarlo a la empresa.
- Decidir cómo quiere recibir ayuda en adelante.
Qué esperar de un nuevo proveedor
Un buen proveedor le entrega todo a su nombre, documentado y con las claves, y le deja libre para decidir cómo seguir. Debe darle presupuestos claros por cada trabajo, responder con rapidez y explicar con palabras sencillas lo que hace. Desconfíe de quien le ata a un servicio mensual sin explicar qué incluye o le hace depender de él para acceder a sus propios datos.
Cuánto puede costar el cambio
Depende de lo que haya que recuperar, arreglar y documentar. Lo razonable es que, tras una primera revisión, le den un presupuesto claro antes de empezar, para que sepa qué paga y qué recibe, y que no le obliguen a firmar permanencia.
¿Quiere cambiar de proveedor sin riesgos?
Recuperamos sus accesos, dejamos el sistema funcionando y todo a nombre de su empresa. En empresas pequeñas, sin necesidad de mantenimiento; en empresas más grandes, con una auditoría de lo realmente necesario. Sin permanencia.
Atendemos a empresas de Sevilla capital y de su área metropolitana, como Dos Hermanas, Alcalá de Guadaíra, Mairena del Aljarafe y Tomares.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene cambiar de empresa de informática?
Cuando no le atienden bien, le cobran por todo sin claridad, no tiene sus claves o no sabe si hay copias. Aun así, conviene revisar antes de decidir.
¿Perderé mis datos si cambio de proveedor?
No debería. Antes de cambiar se comprueba que hay una copia completa y que se puede restaurar, y se recuperan los accesos.
¿Qué debe estar a nombre de mi empresa?
El dominio, el correo, las licencias, las cuentas en la nube y de copias, y los accesos de administrador.
¿Y si mi proveedor no me entrega los accesos?
Pídalo por escrito. Si se niega a entregar lo que es de su empresa, consulte a su abogado.
¿Tengo que contratar un mantenimiento al cambiar?
No. Puede dejar el sistema funcionando y documentado, y decidir después cómo quiere recibir ayuda. En muchas empresas pequeñas no hace falta mantenimiento continuo.
